學校各單位：
為做好學校2016年度歸檔資料及實物收集工作，根據上級檔案管理部門和《湖北職業技術學院檔案管理辦法》的要求，現將有關事宜通知如下：
一、歸檔范圍
1.2016年1月1日至12月31日期間，學校黨政管理、教學、學生管理、科研出版、外事、資產與設備管理、基本建設、財務會計等各項工作活動中產生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。（詳見附件）
2.歸檔文件材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
3.以學校名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及與外單位交流中獲贈的具有保存價值的實物。
二、歸檔要求
1.各單位要高度重視各類文件材料的歸檔工作，主動將工作中形成和收到的具有保存價值的文件材料交本單位兼職檔案人員及時歸檔。兼職檔案員要切實履行職責，做好歸檔材料的收集、整理工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時移交。
2.歸檔的文件材料應是原件，歸檔的錄像（錄音）、實物檔案須標明事由（事件）及時間、地點、人物，歸檔的電子檔案須標明與紙質檔案相符的標題及時間，并刻錄光盤。
3.進一步清理本單位已歸檔的檔案情況，對2016年前形成的檔案還未及時進行歸檔的，在本年度歸檔時一并整理移交。
4.歸檔單位移交檔案材料時必須填寫檔案移交清單，清單一式二份，經交接雙方簽字后各留一份備查?？蒲?、基建項目檔案材料，在項目完成并通過鑒定驗收后的2個月內歸檔。請各單位于2017年4月30日前完成2016年度歸檔文件材料移交。
對于歸檔中的疑難問題，可與綜合檔案室工作人員聯系，聯系電話：2868223（66723）。
附件：《湖北職業技術學院文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》
黨政辦公室
2017年3月7日
信訪電話：（0712）2868621
